6 Dinge, die du in deinen ersten 30 Tagen in einer RevOps-Rolle tun solltest

Wir haben Jiminnys eigenen Head of RevOps, Dan, gefragt, wie man die ersten 30 Tage in dieser unverzichtbaren Business-Funktion am besten angeht.

Zunächst einmal: Herzlichen Glückwunsch zu deiner neuen Rolle im Revenue Operations (RevOps) Bereich!

Egal, bei welchem Unternehmen du startest – dich erwartet eine spannende Reise, und die ersten 30 Tage sind entscheidend, um ein solides Fundament zu legen. Du legst damit den Grundstein für deinen Erfolg bei der Optimierung und Ausrichtung der umsatzrelevanten Funktionen deines Unternehmens.

Hier sind meine sechs Dinge, die du in deinen ersten 30 Tagen tun solltest, um das zu erreichen.

#1 Verschaff dir einen Überblick über die aktuellen Daten

Daten sind das Lebenselixier von RevOps, und die bestehenden Daten deines Unternehmens zu verstehen, ist der erste Schritt, um Revenue Operations zu optimieren und zu verbessern.

Beginne mit einem umfassenden Daten-Audit. Finde heraus, wo die Daten deines Unternehmens liegen, welche Tools und Systeme genutzt werden und wer sie verwaltet und nutzt. Prüfe, ob die Daten strukturiert und zugänglich sind.

Stelle sicher, dass du die Daten in der GTM-Software verstehst. Das umfasst benutzerdefinierte Felder, individuelle Reportings und die zugrunde liegenden Berechnungen. Zeiträume sind oft unternehmensspezifisch, und selbst Kennzahlen wie ARR können in unterschiedlichen Unternehmen unterschiedlich berechnet werden – geh hier also ins Detail.

Sobald du das erledigt hast, lohnt sich ein genauerer Blick auf folgende Bereiche:

Datenqualität: Betrachte die Qualität und Sauberkeit der Daten. Gibt es Duplikate, Ungenauigkeiten oder Inkonsistenzen?

Datenquellen: Identifiziere alle Datenquellen – CRM, Marketing-Automation, Sales-Tools, Finanzsysteme usw. Zu verstehen, wo Daten entstehen und wie sie fließen, ist entscheidend, um später erfolgreich Änderungen umzusetzen.

Data Governance: Prüfe die bestehenden Data-Governance-Richtlinien und -Praktiken. Suche nach Guidelines für das Datenmanagement, einschließlich Ownership, Sicherheit und Compliance.

Wichtige Kennzahlen: Mach dich mit den KPIs und Metriken vertraut, die den Umsatz treiben. Verstehe, wie sie gemessen werden und was sie für das Unternehmen und die einzelnen Abteilungen bedeuten.

Reporting-Tools: Lerne den Tech-Stack, die Reporting-Tools und Dashboards kennen, die aktuell im Einsatz sind. Frag dich: Liefern sie umsetzbare Insights für Entscheidungen?

Wenn du tiefer in deine aktuelle Datenlandschaft eintauchst, gewinnst du ein klares Verständnis der datenbezogenen Herausforderungen und Chancen, die vor dir liegen.

#2 Lerne, wie du aktuelle Daten und Reports nachbauen kannst

Um in deiner RevOps-Rolle effektiv zu sein, musst du verstehen, wie und warum Dinge in deinem Unternehmen so gemacht werden, wie sie gemacht werden – selbst wenn dir signalisiert wurde, dass sich das ändern soll.

Diese Übung erfüllt mehrere Zwecke:

• Sie bestätigt dein Verständnis davon, wie die Datenflüsse funktionieren
• Sie deckt komplexe manuelle Prozesse oder verstecktes Wissen auf, das für Reports nötig ist
• Sie versetzt dich in die Lage, Reports später zu verbessern oder neu aufzubauen
• Sie ermöglicht es dir, bei Bedarf selbst Reports zu erstellen, während du dich einarbeitest

Berücksichtige dabei:

Datenarchitektur: Untersuche, wie die Daten deines Unternehmens aufgebaut sind. Wie sind sie strukturiert, und welche Beziehungen bestehen zwischen den verschiedenen Datensätzen? Mach dich mit den Datenmodellen und Schemas vertraut.

Report-Erstellung: Finde heraus, wie Reports erstellt werden. Gibt es einen standardisierten Prozess oder ein System dafür? Verstehe die Tools und Technologien, die für die Report-Erstellung genutzt werden.

Zweck der Reports: Frag nach, warum bestimmte Reports erstellt werden und wie sie dem Unternehmen dienen. Das hilft dir, den historischen Kontext und den Entscheidungsprozess besser einzuordnen.

Nutzer-Feedback: Sammle Feedback von den Endnutzer:innen der Reports und Dashboards. Welche Informationen finden sie wertvoll, und was könnte aus ihrer Sicht verbessert werden?

#3 Verschaff dir Klarheit über Prozesse und Pain Points

In deinen ersten 30 Tagen geht es vor allem darum, in die inneren Abläufe des Unternehmens einzutauchen. Aufbauend auf deinem Datenverständnis geben dir die Prozesse und Pain Points des Unternehmens wertvolle Einblicke, wie du wirkungsvolle und sinnvolle Veränderungen anstoßen kannst:

Prozess-Mapping: Erstelle Prozess-Maps, um zu visualisieren, wie verschiedene Abteilungen und Teams in der Customer Journey zusammenarbeiten. Identifiziere Engpässe und Ineffizienzen.

Stakeholder-Interviews: Führe Interviews mit wichtigen Stakeholdern aus Vertrieb, Marketing und Finance. Frag nach ihren Herausforderungen und Frustrationen im Zusammenhang mit Revenue Operations. Achte besonders darauf, ihre größten Pain Points und Hindernisse zu identifizieren.

Ein paar zentrale Fragen könnten sein:

• Wo gehen Opportunities häufig verloren?
• Wo entstehen Engpässe?
• Was verursacht die größte Frustration oder Reibung?
• Was sind die mühsamsten und manuellsten Prozesse?

Shadowing: Verbringe Zeit damit, Vertriebsmitarbeitende, Marketing-Teams und Finance-Profis zu begleiten. Sammle aus erster Hand Erfahrungen und entwickle Verständnis für ihren Arbeitsalltag. Hör dir anschließend aufgezeichnete Vertriebsgespräche an und höre in Kunden-QBR-Calls hinein, um die Kundenprobleme, die dein Unternehmen löst, besser zu verstehen.

Customer Journey: Verfolge die Customer Journey von der Awareness bis zur Konversion und darüber hinaus. Identifiziere Touchpoints und Bereiche, in denen die Abstimmung verbessert werden kann.

Datenfluss-Analyse: Analysiere, wie Daten durch die Organisation fließen. Identifiziere Daten-Übergaben und Bereiche, in denen Datensilos bestehen.

Wenn du die bestehenden Prozesse und Pain Points verstehst, bist du besser gerüstet, um Lösungen und Optimierungen vorzuschlagen, die die gesamten Revenue Operations verbessern. Ohne dieses Wissen können Änderungen, die du später umsetzt, aufgrund von Wechselwirkungen in vernetzten Prozessen unbeabsichtigte Folgen haben.

#4 Bereite deine Vision vor

Nachdem du Erkenntnisse über die Daten, Reports, Prozesse und Pain Points deines Unternehmens gesammelt hast, ist es Zeit, deine Vision für die RevOps-Funktion vorzubereiten.

Alignment-Strategie: Entwickle eine Strategie, um sicherzustellen, dass Vertrieb, Marketing und Finance in ihren Zielen, Prozessen und Kennzahlen aufeinander abgestimmt sind. Wie kannst du einen einheitlichen Ansatz schaffen?

Tech-Stack: Bewerte den bestehenden Technologie-Stack und schlage Verbesserungen vor. Überlege, ob neue Tools oder Integrationen nötig sind, um die Effizienz zu steigern.

Data-Governance-Plan: Erstelle einen Data-Governance-Plan, der Datenverantwortung, Sicherheit und Compliance-Maßnahmen festlegt. Definiere Rollen und Verantwortlichkeiten im Datenmanagement.

KPIs und Kennzahlen: Verfeinere die KPIs und Kennzahlen, die für die Revenue Operations deines Unternehmens am wichtigsten sind. Etabliere ein Performance-Dashboard, das Echtzeit-Insights liefert.

Change Management: Entwickle einen Change-Management-Plan, um sicherzustellen, dass deine Vision im gesamten Unternehmen effektiv kommuniziert und angenommen wird. Falls dies nicht deine erste RevOps-Rolle ist, bring Ideen aus früheren Erfahrungen mit ein. Gedanken und Erfahrungen aus anderen Branchen könnten genau die frische Perspektive sein, die diese RevOps-Funktion gebraucht hat.

Im großen Bild sollte deine Vision für RevOps darauf abzielen, Abläufe zu straffen, Umsatzwachstum voranzutreiben und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Skizziere eine grobe Roadmap und Meilensteine für die ersten 6-12 Monate. Fokussiere dich zunächst auf die Ergebnisse statt auf konkrete taktische Schritte – die kannst du in den kommenden Wochen ausarbeiten.

#5 Finde dich in den Arbeitsrhythmus ein

Wie bei jedem neuen Unternehmen kann es sich anfühlen, als würdest du in einer völlig neuen Welt landen, wenn du dich in den Meeting- und Arbeitsrhythmus einfindest. Auch wenn es sich ungewohnt anfühlt oder du denkst, du hättest eine bessere Herangehensweise – stimm dich zunächst mit deinen neuen Kolleg:innen ab.

Meeting-Rhythmus: Verstehe den Meeting-Zeitplan und -Rhythmus in deiner Organisation. Wann und wie treffen sich Vertriebs-, Marketing- und Finance-Teams, um Performance und Strategie zu besprechen? Beobachte, wie Teams interagieren, wo es Reibungen gibt und wie Entscheidungen getroffen werden.

Nimm an Meetings teil: Sei präsent, auch wenn das anfangs nur als Beobachter:in ist. Das hilft dir, die Dynamiken, wichtigen Themen und Pain Points zu verstehen, die besprochen werden. Achte außerdem genau darauf, wie oft Ergebnisse überprüft werden. Finde heraus, wann wichtige Reports erstellt werden müssen und wann bzw. wie Feedback gegeben wird. Du solltest die Operations und Reportings, für die du verantwortlich bist, an diese Zyklen anpassen.

Trag sinnvoll bei: Sobald du ein tieferes Verständnis für die Meetings und ihren Zweck gewonnen hast, beginne, dich schrittweise einzubringen. Teile Erkenntnisse und Vorschläge, die zu deiner Vision für RevOps passen.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Fördere die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit – in und außerhalb von Meetings. Unterstütze Diskussionen und Initiativen, die Abstimmung und Teamwork fördern.

Wenn du dich mit dem Arbeitsrhythmus deines Unternehmens synchronisierst, kannst du unmittelbarer wirken, sobald du beginnst, Änderungen umzusetzen – und du wirst als wertvoller Beitrag zum Team wahrgenommen.

#6 Denk daran: Dreh am ersten Tag nicht gleich alles um

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es in den ersten 30 Tagen deiner RevOps-Rolle vor allem ums Lernen und Nachdenken geht – nicht um weitreichende Veränderungen. So sehr du auch etwas bewegen möchtest: Überstürzte Änderungen ohne ein gründliches Verständnis des Status quo können unbeabsichtigte Folgen haben.

Konzentriere dich in dieser Zeit darauf, Beziehungen aufzubauen, die Feinheiten deiner Organisation zu verstehen und die Erkenntnisse zu gewinnen, die du für einen fundierten Plan brauchst. Hier ein paar Tipps, die du im Hinterkopf behalten solltest:

• Hör aktiv zu: Sei ein aktiver Zuhörer in deinen Gesprächen und Meetings. Achte darauf, was andere sagen, und auf die zugrunde liegenden Herausforderungen, mit denen sie zu kämpfen haben.

• Stell Fragen: Zögere nicht, Fragen zu stellen. Verschaff dir Klarheit über Prozesse, Daten und Reports, um Lücken in deinem Verständnis zu schließen.

• Bau Beziehungen auf: Baue Beziehungen zu allen auf, mit denen du zusammenarbeiten wirst – vom CEO/CRO bis zur Sales-Support-Auszubildenden. Effektive Zusammenarbeit braucht Vertrauen und eine gute Beziehung auf vielen Ebenen.

• Dokumentiere deine Erkenntnisse: Halte ALLES fest – deine Entdeckungen, Pain Points und mögliche Lösungen. Das wird dir als wertvolle Ressource dienen, wenn du weiter vorankommst.

Deine ersten 30 Tage in einer RevOps-Rolle sind eine entscheidende Zeit zum Lernen, Verstehen und Strategie-Entwickeln. Deine Wirkung und Verbesserungen zeigen sich langfristig – hab also Geduld in diesen ersten Wochen und wisse, dass dein Bestes noch kommt.

Dan Wilson ist Head of Revenue Operations bei Jiminny und implementiert neue Strategien und Prozesse, um Effizienz, Leistung und Kundenzufriedenheit über den gesamten Sales-Cycle hinweg zu verbessern. Mit über acht Jahren Erfahrung im Operations-Bereich und fünf Jahren in Revenue-Teams hat Dan Teams durch zahlreiche herausfordernde Situationen geführt und gecoacht. Er brennt dafür, mithilfe von Daten, Erkenntnissen und menschlichen Interaktionen Geschäftsentscheidungen voranzutreiben und Geschäftsprozesse zu optimieren.