Mehr erreichen mit einem kleineren Sales-Team

Wenn dein Sales-Team eher klein ist, ist es entscheidend, Effizienz und Produktivität zu optimieren. Bei weniger Vertriebsmitarbeitern muss jeder Einzelne maximale Wirkung erzielen.

In meiner Zeit im Vertrieb habe ich in Teams jeder Größe gearbeitet. Und ich kann dir sagen: Es sind nicht immer die größten Teams, die am meisten erreichen. 

Hier sind 7 Taktiken, um mehr aus deiner eingespielten Sales-Crew herauszuholen. Und wenn dein Team größer ist, wirst du hier wahrscheinlich trotzdem ein paar Tipps und Tricks finden, um effizienter zu werden.

Analysiere, wie die Zeit verwendet wird

Der erste Schritt besteht darin, gründlich zu überprüfen, wie dein Team seine Arbeitszeit verbringt. Erfasse alle wichtigen Aufgaben und Zuständigkeiten über eine Woche hinweg sowie den Zeitaufwand für jede Aktivität.

Achte auf jegliche Zeitfresser, die nicht direkt zum Abschluss von Deals beitragen – das sind Gefahrenzonen. Es könnte sich um arbeitsintensive oder repetitive Prozesse handeln, die reif für Automatisierung sind. Oder um veraltete Workflows, die optimiert werden könnten. So oder so solltest du dir die Zeit nehmen, sie zu finden, denn mindestens ein oder zwei wirst du haben.

(Wenn du glaubst, das trifft nicht zu, schaust du nicht genau genug hin.)

Schau dir dann deinen Tech-Stack nach neuen Technologien an, die diese zeitraubende Kleinarbeit eliminieren könnten. Das Ziel ist es, so viel Zeit wie möglich für den eigentlichen Verkauf freizumachen.

Revolutionär, oder?

Wenn du das berücksichtigt hast, wirst du wahrscheinlich feststellen, dass bestimmte nicht umsatzgenerierende Aktivitäten unverhältnismäßig viel Zeit fressen. Dinge wie Reisen buchen, Spesen einreichen, Pitch-Decks erstellen usw. Erstelle eine Liste aller Aktivitäten, die nicht direkt mit dem Vorantreiben von Deals zu tun haben. Das eröffnet Möglichkeiten, Arbeit abzugeben, die vom Verkaufen ablenkt.

Wenn du verstehst, wohin die Teamzeit fließt, kannst du anfangen, sie zu straffen und die Energie auf die Aktivitäten mit dem höchsten Ertrag zu fokussieren. Diese sollten deinen Vertriebsmitarbeitern vorbehalten sein. Sei konsequent dabei, alles zu eliminieren, was nicht direkt zum Erreichen der Quote beiträgt.

Verteile nicht-verkaufsbezogene Arbeit um

Sobald du Aufgaben identifiziert hast, die woanders erledigt werden könnten, schau dir Optionen an, sie abzugeben. Das könnte bedeuten, sie an Operations oder Marketing zu delegieren, an eine virtuelle Assistenz auszulagern oder, wo möglich, zu automatisieren.

Das Ziel ist es, alles abzugeben, was wertvolle Verkaufszeit verbraucht, aber nicht das spezifische Wissen und die Fähigkeiten deiner Vertriebsmitarbeiter erfordert. Keine Aufgabe sollte nur aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit bei ihnen bleiben.

Könnte zum Beispiel jemand in einer Operations-Rolle die Reisebuchung und Spesenabrechnung übernehmen? Könnte Marketing standardisierte Pitch-Decks oder Unterlagen erstellen? Hinterfrage jede Verpflichtung, die Deals nicht direkt voranbringt, und stelle Annahmen infrage. Nur weil der Vertrieb es schon immer gemacht hat, heißt das nicht, dass er es für immer weiter tun muss.

Das Umverteilen nicht-verkaufsbezogener Aufgaben verhindert, dass sich deine Vertriebsmitarbeiter in Pflichten verlieren, die von ihrer eigentlichen Aufgabe ablenken: Geschäfte abzuschließen.

Maximiere die Wirkung der Verkaufszeit

Wenn Vertriebsmitarbeiter Zeit mit Verkaufen verbringen, musst du jetzt sicherstellen, dass sie hochfokussiert und auf deine Strategie ausgerichtet ist. Beginne damit, die Sales-Pipeline auf die Passgenauigkeit zum Ideal Customer Profile (ICP) zu prüfen. 

Denk daran – 80–90 % deiner Pipeline sollten zu deinem Ziel-ICP passen. Achte also auf Streuverluste, die nicht dazu passen. Diese spiegeln wahrscheinlich Vertriebsmitarbeiter wider, die aus einem Mangeldenken heraus an jedem potenziellen Deal festhalten. Wenn dein Team klein ist oder der Markt unsicher, ist diese Versuchung, schlecht passende Leads weiterzuverfolgen, absolut verständlich, aber gefährlich. Sie verwässert Energie, die eigentlich in ideale Interessenten fließen sollte.

Richte deine Vertriebsmitarbeiter wieder auf deine idealen Zielkunden aus, egal wie verlockend andere Chancen auf den ersten Blick erscheinen. Gib ihnen den Raum und die Motivation, sich voll auf dein ICP zu konzentrieren. Wenn Ressourcen knapp sind, musst du besonders diszipliniert sein, wohin die Zeit fließt.

Adressiere Minderleistung schnell

Mit einem kleineren Team hast du weniger Spielraum, um Minderleister mitzutragen. Definiere also, wie exzellente Leistung anhand von Aktivitäten, Fähigkeiten und Ergebnissen aussieht, und setze klare Erwartungen.

Wenn bestimmte Vertriebsmitarbeiter Ziele verfehlen oder Kompetenzlücken zeigen, geh das sofort an. Finde heraus, wie weit sie von deinem Idealprofil entfernt sind und wie lange es dauern würde, sie dorthin zu bringen. Scheu dich nicht vor offenen Gesprächen, um die Probleme zu diagnostizieren. Handle dann entschlossen, um die Leistung durch Anreize, Sales Performance Coaching oder eine Umverteilung der Rollen zu verbessern.

Bleiben Minderleister unadressiert, ziehen sie die Produktivität des gesamten Teams nach unten. Möglicherweise musst du schwierige Entscheidungen treffen und dich von langfristigen Minderleistern trennen. Aber mit weniger Plätzen auf der Bank kannst du es dir nicht leisten, Zeit damit zu verschwenden, eine schlechte Passung zu reparieren.

Bewerte dein kleineres Team regelmäßig anhand deiner Leistungsstandards. Lass Vertriebsmitarbeiter, die zu kämpfen haben, nicht stagnieren – sobald du Probleme erkennst, solltest du einen Plan haben, um schnell gegenzusteuern. Eine meiner Lieblingsphrasen in der Führung ist „Probleme im Keim ersticken", also löse deine Probleme frühzeitig. 

Setze auf die Stärken des Teams

Wenn du Leads und Accounts aufteilst, vermeide es, alles gleichmäßig zu verteilen. Das mag "fair" erscheinen, verschwendet aber tatsächlich Leads, die nicht zu den Stärken der einzelnen Vertriebsmitarbeiter passen.

Schau dir stattdessen die Gewinnraten und Erfolge mit unterschiedlichen Kundentypen an. Identifiziere Muster, wo bestimmte Vertriebsmitarbeiter herausragen, egal ob bei SMB-, Enterprise-, transaktionalen oder High-Touch-Deals. Richte neue Chancen so aus, dass sie diese Stärken nutzen.

Sich auf das zu spezialisieren, was jedes Teammitglied bereits gut kann, bringt einen besseren Ertrag, als zu versuchen, Leute in unbekanntes Terrain zu bewegen. Bewerte Gewinnraten regelmäßig nach Vertriebsmitarbeiter, Segment und Deal-Typ neu und optimiere dein Lead-Routing kontinuierlich, wenn neue Muster oder Stärken auftauchen.

Baue Konsistenz durch Routinen auf

In kleineren Teams sind Konsistenz und Disziplin bei Best Practices entscheidend. Setze klare Erwartungen für Verkaufsprozesse und -rhythmen. Etabliere Routinen für Aktivitäten, Meetings und Reporting.

Vertriebsmitarbeiter sollten genau wissen, was sie täglich und wöchentlich tun müssen, um Ziele zu erreichen, und sollten damit einverstanden sein, dass der Rest des Teams ihren Wochenkalender und ihre Routine kennt. Das schafft Verantwortlichkeit und Transparenz darüber, wer was wann tun muss.

Vermeide Last-Minute-Überraschungen oder spontane Änderungen. Die Illusion von Flexibilität kann leicht ins Chaos umschlagen, und bei begrenzter Kapazität brauchen Vertriebsmitarbeiter Verlässlichkeit bei Zeitplänen und Prozessen.

Das Festhalten an Routinen macht das Beste aus deinen begrenzten Ressourcen – schaffe also eine Kultur, die Konsistenz fördert, und lass kleine Störungen sie nicht entgleisen.

Fördere teamübergreifende Zusammenarbeit

Ein Vorteil weniger Mitarbeiter ist, dass Wissen leichter im gesamten Unternehmen geteilt werden kann. Wenn du klein bist, ist das dein Wettbewerbsvorteil – nimm dir also Zeit für regelmäßige Check-ins zwischen Sales, Marketing, Customer Success und Produktteams.

Das könnte zum Beispiel Folgendes beinhalten:

• Produktdemos und Schulungen
• Austausch von Wettbewerbsinformationen
• Coaching und Mentoring
• Positionierungs-Guidance basierend auf aktuellen Deals
• Brainstorming kreativer Wege, um Mehrwert für Schlüsselkunden zu schaffen

Isoliere Informationen nicht in deinem Sales-Team. Etabliere eine unternehmensweite Kultur, in der jeder Großkunden versteht und Ideen beisteuert, um sie zu gewinnen.

Diese Transparenz gibt deinem kleineren Sales-Team Selbstvertrauen und baut gleichzeitig Verständnis für den Vertrieb im gesamten Unternehmen auf. Außerdem weißt du nie, woher eine entscheidende Erkenntnis kommt, die einen Deal über die Ziellinie bringt.

Nutze deine Wendigkeit und Agilität als kleineres Team. 

Effizienter mit weniger erreichen

Am Ende des Tages zählt die Größe eines Sales-Teams weit weniger als die Qualität seiner Strategie und seines Einsatzes. Mit der richtigen Umsetzung kann eine kleinere Crew genauso viel erreichen wie ein größeres Team, wenn nicht sogar mehr. 

Du musst nur mit jeder Aktion maximale Wirkung erzielen.

Shelley Lavery ist CRO und Mitgründerin von Jiminny, der führenden Conversation-Intelligence- und Sales-Coaching-Plattform, die Unternehmen hilft, ihren Umsatz zu maximieren. Mit über zehn Jahren Erfahrung im Coaching von B2B-Sales-Teams war Shelley zuvor Group SVP of Sales bei Reward Gateway und leitet nun mit Expertise und Weitblick die Diskussion rund um Conversation Intelligence.