Wie Sie ein Sales-Team von 1 auf 50 skalieren

Skalierung ist nicht dasselbe wie Wachstum.
Skalierung ist ein kontrollierter und stetiger Ansatz zur Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen. Sie sollte auf einem durchdachten, datengestützten Fundament basieren, das Neueinstellungen direkt auf Erfolgskurs bringt.

• Wachstum bedeutet, dass der Umsatz proportional zur Anzahl der Ressourcen steigt, die einem Projekt oder Team hinzugefügt werden.
• Bei der Skalierung geht es darum, den Umsatz schneller zu steigern als die Betriebskosten.

Unser Sales-Team bei Jiminny skaliert gerade nach oben, und wir möchten die Prozesse mit Ihnen teilen, die wir nutzen, um eine Teamgröße von 50 zu erreichen – inklusive einiger Einblicke, welche Fehler man dabei vermeiden sollte.

Prozesse müssen skalierbar sein

Entwickeln Sie ein System, das darauf ausgelegt ist, seine Kapazität zu erhöhen. Wenn Sie versuchen herauszufinden, wie Sie schnell skalieren können, müssen Ihre Grundlagen stimmen.

• Verfügen Sie über einen erfolgreichen und wiederholbaren Vertriebsprozess
• Key Performance Indicators (KPIs) definieren die Benchmarks, die Vertriebsmitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum erreichen müssen, um die Skalierung kontinuierlich in die richtige Richtung zu lenken.

Wie man ein Team skaliert

Fragen Sie sich zuerst, warum Sie einstellen. Und welche Art von Umsatzprognose haben Sie erstellt, um aufzuzeigen, wann und warum Sie neue Mitarbeiter benötigen?

• Dient es der Förderung des langfristigen Wachstums?
• Geht es darum, neue Kunden zu gewinnen?
• Sollen Upsells bei Bestandskunden generiert werden?
• Geht es darum, kontinuierlich mehr Umsatz zu erzielen?
• Erreicht Ihr bestehendes Sales-Team seine Quoten und Sie benötigen nun mehr Leute, die das Gleiche tun?
• Gibt es Umbrüche in Ihrer Branche oder der Wirtschaft, die bedeuten, dass der Zeitpunkt genau richtig ist?

Die jüngsten Neueinstellungen bei Jiminny erfolgten, weil wir alle oben genannten Fragen mit JA beantwortet haben.

11 Tipps zur Planung eines Recruiting-Prozesses

Bevor Sie überhaupt mit dem Interview-Prozess beginnen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

#1 Wen werden Sie einstellen und wie werden Sie sie bezahlen?

#2 Fragen Sie sich: Wer ist unser Idealkandidat in Bezug auf Fähigkeiten, Qualifikationen, Erfahrung und Eigenschaften?

#3 Legen Sie fest, wie Sie Kandidaten interviewen und bewerten. Sie müssen sich über den Prozess und die Zeitpläne im Klaren sein, um planen zu können, die richtige Anzahl an Köpfen zum richtigen Zeitpunkt an Bord zu haben.

#4 Legen Sie fest, wer für die Einstellung der Kandidaten verantwortlich ist. Keine Verantwortung bedeutet keine Rechenschaftspflicht. Ehe Sie sich versehen, sind sechs Monate vergangen und nichts ist passiert.

#5 Überlegen Sie, wie sich die Neueinstellung auf das bestehende Team auswirken wird. Besonders wenn Sie Ihr Team schnell skalieren wollen, sollten Sie dies bedenken, bevor Sie überstürzt handeln und Schaden anrichten.

#6 Denken Sie darüber nach, wie Sie Kandidaten finden werden. Es gibt zahlreiche Optionen – Jobbörsen, organisches Marketing, Empfehlungen, bezahlte Anzeigen, Agenturen… aber nicht alle sind für jeden geeignet. Denken Sie an Ihre Unternehmenswerte, wen Sie anziehen wollen und wie viel Budget Ihnen zur Verfügung steht.

#7 Nutzen Sie automatisierte Tools für die Beantwortung von Bewerbungen und die Dokumentation nach Vorstellungsgesprächen. Die Skalierung eines Sales-Teams – oder jedes anderen Teams – muss ein rationalisierter und organisierter Prozess sein; setzen Sie also Technologie ein, wo immer es möglich ist.

#8 Erstellen Sie eine klare Stellenbeschreibung für die neue Rolle und führen Sie alle damit verbundenen Verantwortlichkeiten und Aufgaben auf. Dies ist Ihre Chance, das Unternehmen und das Team zu präsentieren, dem die Kandidaten beitreten könnten – zeichnen Sie also ein lebendiges Bild, aber bleiben Sie ehrlich in Bezug auf die Erwartungen.

#9 Denken Sie daran, dass einige Kandidaten aktuell vielleicht nicht passen, aber in Zukunft genau richtig sein könnten. Schaffen Sie einen Prozess, um den Kontakt zu Personen zu pflegen, auf die Sie später eventuell zurückkommen möchten.

#10 Überarbeiten Sie Ihren Prozess und holen Sie Feedback ein, damit Sie wissen, wo und wie Sie künftige Einstellungen angehen müssen. Fragen Sie neue Mitarbeiter, wie sie den Prozess empfunden haben. Wenn das Neuland für Sie ist, recherchieren Sie Skalierungsprozesse bei anderen Startups – vernetzen Sie sich mit Branchenkollegen, um mehr über Best Practices zu erfahren.

#11 Definieren Sie die Probezeit und Ihre Erfolgskriterien. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Zeit bestmöglich nutzen, um zu beurteilen, ob sich die Dinge für Ihr Unternehmen in die richtige Richtung entwickeln, und um einzuschätzen, ob der Kandidat langfristig ins Team passt.

10 entscheidende Dinge, die bei der Skalierung oft vergessen werden

#1 Einstellungszyklus. Stellen Sie in Runden über das Jahr verteilt ein oder alle für dasselbe Team? Die Planung kann massive Auswirkungen auf Onboarding-, Trainings- und Recruiting-Zeiten sowie Kosten haben – lassen Sie sich also nicht zu unüberlegten Schritten hinreißen.

#2 Onboarding. Wie werden Sie Ihre Mitarbeiter einarbeiten? Wie unterscheidet sich das, wenn Sie remote arbeiten? Entwickeln Sie einen Onboarding-Prozess, der neue Mitarbeiter zum Bleiben motiviert, und holen Sie regelmäßig Feedback ein. Wenn Sie Neueinstellungen als Investition betrachten (was sie sein sollten), werden Sie Zeit in das Onboarding investieren. Untersuchungen von Gallup zeigen, dass ein gutes Onboarding-Erlebnis die Produktivität und Bindung der Mitarbeiter positiv beeinflussen kann.

#3 Kultur. Welche Art von Unternehmenskultur streben Sie an? Jede neue Person trägt zur Definition der Kultur bei. Denken Sie also an Ihr Endziel oder Ihre Wunschkultur und planen Sie von dort aus rückwärts. Unten teilen Tom und Shelley die Kultur und Werte, auf die wir bei unserer Skalierung hingearbeitet haben.

#4 Anforderungen prüfen und doppelt prüfen. Welche Seniorität oder Art von Rolle müssen Sie tatsächlich besetzen? Sie könnten beispielsweise einen „Bottom-up“-Ansatz für die Produktakzeptanz wählen, bei dem Sie ein Produkt kostenlos anbieten – ODER – einen „Top-down“-Ansatz verfolgen, bei dem der Vertrieb den Wert eines Produkts hervorhebt. Vertriebsmitarbeiter können die Bedeutung von Funktionen sowie Preis- und Paketierungsmodellen aufzeigen, die mehr von dem Wert freisetzen, den das Produkt für ein Unternehmen schafft. Das Ergebnis ist eine stärkere Durchdringung des Unternehmensmarktes, eine höhere Wertschätzung des Produkts und mehr Umsatz pro Kunde. ODER kombinieren Sie beide Ansätze, indem Sie eine formelle Vertriebsfunktion aufbauen, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

#5 Realistische Ziele setzen. Streben Sie an, dass jeder Sales Rep mindestens das 5-fache seiner Gesamtvergütung einbringt. Vertriebsorientierte SaaS-Unternehmen, die sehr kapitaleffizient arbeiten, landen in der Regel bei einem Verhältnis von durchschnittlicher Quotenerfüllung zu durchschnittlichem On-Target-Earnings (OTE) von 5:1 oder höher. Intercom ist der Überzeugung, dass ein Vertriebsprofi dem Unternehmen das Fünffache dessen einbringen sollte, was er an Gehalt und Provisionen verdient. Die Logik dahinter ist, dass dieser Umsatz einen positiven Cashflow ermöglicht und das Unternehmen in den schwarzen Zahlen hält.

#6 Entwickeln Sie einen Vertriebsprozess, der wiederholbar funktioniert. Das Teilen eines Playbooks mit Kundenanrufen innerhalb des Sales-Teams sowie gut dokumentierte Daten mit umsetzbaren Erkenntnissen zur Verbesserung zeigen neuen und bestehenden Mitarbeitern, wie sie durch einen bewährten, reproduzierbaren Prozess erfolgreich werden.

#7 Coachen und trainieren Sie Ihr Sales-Team für weiteres Wachstum. Kontinuierliche Unterstützung durch Peer-to-Peer-Training oder Coaching für individuelle Bedürfnisse hilft dabei, gezielt an bestimmten Bereichen zu arbeiten, um beste Ergebnisse zu erzielen. Dies hält das Team fokussiert, auf dem neuesten Stand und verfeinert ständig Wissen und Fähigkeiten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Schauen Sie sich unseren Leitfaden für Gruppen-Coaching an, falls dies Neuland für Sie ist.

#8 Erstellen Sie ein Modell für Ihr Sales-Team auf Basis von Daten, Zielen und Strukturen. Zum Beispiel: Ein sechsköpfiges „Sales Pod“ könnte sich aus drei SDRs, zwei AEs und einem Customer Success Rep zusammensetzen.

#9 Denken Sie an Eigenschaften, nicht an Qualifikationen. Finden Sie heraus, welche gemeinsamen Merkmale die besten Sales-Kandidaten – oder Ihre bestehenden Top-Performer – auszeichnen. Sind es beispielsweise Coachability, Neugier und Arbeitsethik? Alle Kandidaten sollten Leidenschaft, Elan und Durchhaltevermögen für das Business zeigen, wenn sie erfolgreich sein sollen.

#10 Stellen Sie Vertriebsmitarbeiter ein, die moderne Kommunikationstools verstehen und nutzen können – besonders dann, wenn Ihr Betrieb bereits so läuft. Um produktiver zu sein, ist es ein Muss für die Skalierung, Wege zur Automatisierung einfacher, aber zeitintensiver Aufgaben zu finden sowie ein gutes CRM zu nutzen. Erfahren Sie mehr über Conversation Intelligence.

Lektionen, die wir bei der Skalierung gelernt haben

Hinterfragen Sie jede Annahme. Manchmal müssen Sie Dinge verlernen, die Sie jahrelang getan haben, um neue Wege zu gehen.

Stellen Sie die richtigen Sales-Leader und Reps für Ihr Unternehmen ein. Wenn sich jemand als unpassend erweist, ziehen Sie schnell die Lehren daraus und suchen Sie Ersatz.

Sorgen Sie für präzise und aktuelle Daten, die das gesamte Team nutzen kann. Dies ist entscheidend für Ihre nächsten Schritte. Es ist extrem wichtig, dass alle Kollegen die Systeme nutzen und zeitnah aktualisieren, damit jedem die neuesten Inhalte zur Verfügung stehen. Das ist eine enorme Zeitersparnis!

Nutzen Sie Forecasting Intelligence für Analysen, um daraus für Ihr Wachstum zu lernen.

Stellen Sie sicher, dass die verschiedenen Teams oder Abteilungen zusammenarbeiten und Informationen teilen, damit alle am selben Strang ziehen. Halten Sie zum Beispiel die Sales- und Marketing-Abteilungen eng aufeinander abgestimmt.

Lernen Sie kontinuierlich dazu, passen Sie sich an und nehmen Sie fundierte Änderungen vor, um zu wachsen.

Mangelhaftes Management verursacht Skalierungsprobleme. Fehlt ein System zur Bewältigung neuer Situationen oder ist sich die Organisationshierarchie uneinig über die Anpassung an einen mittel- bis langfristigen Plan, werden Sie schneller als gedacht zu Ihrem eigenen größten Feind.

Skalierung in der Frühphase vs. ein 50-köpfiges Team

Die ersten handvoll Mitarbeiter in Ihrem Sales-Team repräsentieren Ihr Unternehmen. Sie müssen perfekt zu Ihnen und dem Markt passen. Sie übernehmen die gesamte initiale Recherche über potenzielle Kunden und deren Community, damit Sie lernen und Feedback an das Produktteam weitergeben können.

Nichts ist wichtiger, als vom Zielkunden zu lernen. Im Vertrieb hört man oft davon, von den ersten 100 Kunden zu lernen und sie um Feedback zu den Produkten zu bitten, um wachsen zu können. Dies ist das Fundament für die zukünftige Skalierung. Sehen Sie hier, wie Uber, Airbnb und Etsy das gemacht haben.

In der Anfangsphase liegt der Fokus weniger auf dem finanziellen Ergebnis und der Anzahl der Verkäufe. Stattdessen sollte er auf Indikatoren liegen, wie zum Beispiel darauf, was die Interessenten nach einer bestimmten Anzahl von Meetings sagen.

Die ersten Neueinstellungen müssen belastbar und ehrgeizig sein. Diese Vertriebsmitarbeiter sind nicht nur wegen des Geldes dabei, sondern wegen der Chance, wohin sich die Dinge entwickeln könnten. Sie wollen Eigenverantwortung und die Freiheit, gute Leistungen zu erbringen. Diese Sales Reps werden sich auch wirklich für das Unternehmen und die Zukunft einsetzen. Sie wollen Ideen einbringen und Vorschläge machen, die gehört werden. Je größer das Unternehmen wird, desto schwieriger wird es, Gehör zu finden. Diese Vertriebsmitarbeiter agieren immer proaktiv.

Wenn Ihr Unternehmen beginnt, größer zu skalieren, haben Vertriebsteams möglicherweise andere Motive für den Einstieg in das Unternehmen. Finden Sie heraus, was jedes Teammitglied antreibt. Was sind ihre Werte?

Die Erstellung von Richtlinien und eines Mitarbeiterhandbuchs für wachsende Teams gewinnt an Bedeutung. Das Management der Einstellungsverfahren ist extrem wichtig. Bei den ersten Rekrutierungen wollen Sie keine spezialisierten Rollen, aber wenn der Bedarf es erfordert, fangen Sie an, andere Fachkenntnisse einzubinden. Diese Personen müssen gut mit anderen zusammenarbeiten, die eine andere Aufgabe haben. Zum Beispiel könnte ein Designer beim Sales-Team sitzen und sich Kundenanrufe anhören, um zu verstehen, wie das Produkt weiterentwickelt werden muss.

Andere spezialisierte Rollen während der Skalierung könnten ein Growth Marketing Manager oder ein Business Development Representative sein. Die Marketing-Person kann Ihnen nun dabei helfen, Geschichten darüber zu erzählen, wie Ihre Kunden von Ihrem Produkt profitieren.

Suchen Sie weiterhin nach Menschen, die sich an neue Strategien und Ihr Unternehmen anpassen können. Diese Personen sollten bei jedem Schritt einen Mehrwert bieten.

Tracking ist entscheidend, um zu wissen, wie effektiv Ihre Skalierungsbemühungen sind. Das Sammeln aussagekräftiger Daten zur Analyse kann dann Schlüsselbereiche aufzeigen, die möglicherweise angepasst werden müssen. Wenn Sie Ihr Team vergrößern, müssen Sie ständig Daten sammeln, die zeigen, ob Ihr Prozess und Ihre Planung effektiv sind, und den Plan im Zuge der weiteren Skalierung überarbeiten.

Sie möchten mehr über das Einstellen von Mitarbeitern erfahren? Hier finden Sie unseren Leitfaden zur Rekrutierung nach Coachability.

Tom Lavery ist CEO und Mitbegründer von Jiminny, der führenden Plattform für Conversation Intelligence und Sales Coaching, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Umsatz zu maximieren. Mit über 15 Jahren Erfahrung in wachstumsstarken, VC/PE-finanzierten SaaS-Unternehmen war Tom zuvor SVP bei Reward Gateway und teilt nun sein umfangreiches Wissen als Sprecher im Bereich Conversation Intelligence.

Shelley Lavery ist COO und Mitbegründerin von Jiminny, der führenden Plattform für Conversation Intelligence und Sales Coaching, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren Umsatz zu maximieren. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung im Coaching von B2B-Vertriebsteams war Shelley zuvor Group SVP of Sales bei Reward Gateway und leitet nun die Diskussion über Conversation Intelligence mit Fachwissen und fundierten Einblicken.