Wie wir Sales Pipeline Leakage in den Griff bekommen haben

Ich arbeite seit über 10 Jahren in Sales- und Revenue-Teams.

In dieser Zeit ist mir immer wieder ein besonders frustrierendes Problem begegnet: Sales Pipeline Leakage. 

Und es ist unglaublich schwer, dieses Problem zu erkennen und zu quantifizieren. Im Laufe der Jahre habe ich festgestellt, dass das teilweise an unserer Neigung liegt, uns auf das zu konzentrieren, was am leichtesten zu sehen ist. 

Zum Beispiel ist es einfach zu erkennen, welcher Lead in der Pipeline gerade den höchsten Wert hat, es ist einfach zu sehen, in welcher Phase er sich befindet, und sich darauf zu konzentrieren, ihn zum Abschluss zu bringen. 

Aber es gibt so vieles, das wir uns nicht täglich anschauen und worüber wir nicht nachdenken, weil es nicht das Offensichtlichste vor uns ist. Jedes dieser unsichtbaren Dinge birgt ein Risiko und die Möglichkeit, dass menschliche Fehler oder Nachlässigkeit sie übersehen – bis es zu spät ist.

Beim Aufbau von Jiminny haben wir unseren Sales-Prozess verändert: weg von einem einzigen Sales Rep, der eine Opportunity end-to-end betreut, hin zu mehreren Personen über verschiedene Phasen hinweg. Wir waren von dieser Entscheidung überzeugt und sind es noch immer, da sie viele Vorteile bietet. Aber sie schafft auch mehr Gelegenheiten für Fehler durch menschliches Versagen und Übergaben.

Das sind die Schritte, mit denen wir unsere Pipeline abgesichert und Pipeline Leakage reduziert haben – so kannst du sie auf deinen eigenen Sales-Prozess anwenden.

Schritt 1: Zeichne die Landkarte

Zeichne deinen Weg zum Abschluss auf. 

Das ist jeder Schritt, den ein Käufer durchläuft – vom Eintritt in den Funnel bis zur Entscheidung. Das muss detailliert sein und jede Eventualität in jedem Schritt abdecken. Betrachte es dabei sowohl aus deiner eigenen als auch aus der Perspektive des Prospects. Wie sieht jede Phase für ihn aus?

Wenn du in deinen Pipeline-Reviews eine Software für Pipeline-Management nutzt, hast du dafür bereits eine gute Grundlage. Mehr zum Thema Pipeline-Design findest du in diesem Artikel, den ich geschrieben habe.

Schritt 2: Definiere die Landkarte

Dein Weg zum Abschluss enthält unterschiedliche Begriffe, die kennzeichnen, wo sich der Prospect gerade in der Journey befindet. 

Das können Begriffe oder Abkürzungen sein wie
MQL
SQL
Sales Opportunity
Disco/Demo – oder andere Bezeichnungen für Sales-Stages

Stelle sicher, dass du für jede Bezeichnung eine klare Definition hast. Und stelle dann sicher, dass im gesamten Unternehmen alle nach denselben Definitionen arbeiten. 

Wenn jeder unterschiedliche Sales-Definitionen verwendet, sind deine Daten wertlos.

Schritt 3: Verantwortlichkeiten festlegen

Jetzt, wo du den Weg hast, lege die Verantwortungsbereiche darüber – wer im Team ist wofür verantwortlich? Und welche Tools sind für welche Aufgabe zuständig?

Zum Beispiel könnten BDRs den Prozess bis zur Buchung des Meetings verantworten, danach übernimmt ein AE bis zur Übergabe an Customer Success.

Bei den Tools listest du auf, was wo benötigt wird, z. B. DocuSign für das Vertragsmanagement.

Das mag sich nach zusätzlicher Arbeit anfühlen, aber glaub mir: Es ist eine unglaublich wertvolle Übung.

Schritt 4: Gefahrenzonen identifizieren

Jetzt solltest du gut gerüstet sein, um die Gefahrenzonen in deinem Prozess zu identifizieren, in denen Pipeline Leakage am wahrscheinlichsten auftritt.

Meiner Erfahrung nach sind die riskantesten Stellen dort, wo eine Übergabe der Verantwortung stattfindet – fang also dort an. Nimm dir jeden Übergabepunkt vor und überdenke den Prozess, die beteiligten Personen und Tools.

Suche dann nach deinen blinden Flecken: Gibt es Teile des Prozesses, in denen Aktivitäten stattfinden könnten, die nicht so sichtbar sind, wie sie sein sollten?

Wir haben zum Beispiel entdeckt, dass einer unserer blinden Flecken in der Phase zwischen Lead-Eingang und Opportunity-Erstellung liegt. In diesem Zeitraum finden meist mehrere Calls statt, um festzustellen, ob eine Sales Opportunity vorliegt. Ein notwendiger Prozess – aber währenddessen befindet sich der Lead in der Schwebe. Er weiß nicht, ob du als Anbieter zu ihm passt, und steht möglicherweise im Kontakt mit Wettbewerbern, die daran arbeiten, den Prozess schneller voranzutreiben als du. Wir haben genau hier einen Verbesserungsschwerpunkt gesetzt, um diesen Prozess schneller und effektiver zu gestalten.

Denke in diesem Schritt schließlich auch an den Wiedereinstieg in die Pipeline: Wie sieht dein Prozess für eine verlorene Opportunity aus? Bleibt sie einfach in einer Liste liegen? Oder gibt es einen Prozess, um den Prospect zurück in die Pipeline zu holen? Wenn ein Lead aus dem Sales-Prozess herausfällt, ist das nicht das Ende der Journey – und es ist riskant, kein Sicherheitsnetz in Form einer Nurture-Kadenz zu haben.

Schritt 5: Automatisierungs- und Optimierungsmöglichkeiten finden

Über die gesamte Sales Pipeline hinweg braucht es zahlreiche Prozesse – von der Zuweisung eines Leads an den richtigen Vertriebsmitarbeiter bis hin zum Gewinn oder Verlust des Deals. 

Liste alle deine Prozesse auf, besonders die, die du brauchst, aber noch nicht hast. Das muss nicht über Nacht gelöst werden, aber es hilft, eine priorisierte Liste zu erstellen.

Aus meiner Erfahrung in zahlreichen Unternehmen ist die beste Chance, Pipeline Leakage zu reduzieren, das Risiko menschlicher Fehler so weit wie möglich zu minimieren. In vielen Fällen bedeutet das Automatisierung. Ich sage nicht, dass du dein Sales-Team durch Roboter ersetzen sollst, sondern dass du Tools einsetzt, die die menschliche Note deines Teams unterstützen und verstärken.

Schritt 6: Reports & Leak-Alerts erstellen

Wenn du wie ich bist, hat dich deine Zeit im Sales einiges darüber gelehrt, wie man einen guten Report aufsetzt. Mittlerweile hast du zweifellos zahlreiche Reports, die täglich laufen und auf die du wirklich stolz bist.

Elegante, automatisierte, optisch ansprechende Reports, die du behandelst wie ein stolzes Elternteil. Und das zu Recht!

Aber es sind die weniger glamourösen Reports, die deinen Blick auf die riskanten Bereiche lenken. 

Stelle sicher, dass jeder identifizierte Risikobereich von einem Report begleitet wird, der Fortschritte oder Probleme aufzeigt. Und von Alerts, die dich warnen, bevor es zu spät ist.

Schritt 7: Dokumentieren, iterieren und weiterentwickeln

Stelle sicher, dass dein Sales-Prozess ein lebendiges Dokument ist, das sich bei Bedarf flexibel weiterentwickeln kann. Die einzige Konstante ist Veränderung – sei also bereit, Anpassungen vorzunehmen. Ich kann mit Überzeugung sagen: Das ist der einzige Weg, wie Unternehmen überleben.

Nutze diese Dokumentation jedes Mal, wenn du eine Änderung an deinem Prozess erwägst, um zu prüfen, ob es umfassendere Auswirkungen auf Menschen, Technik oder Prozesse gibt, die ein unbeabsichtigtes Leck verursachen könnten.

Je gründlicher und umfassender deine Dokumentation ist, desto besser bist du gerüstet, um in Zukunft zu analysieren und zu verbessern.

Wir gehen diese Schritte weiterhin regelmäßig durch, um so effizient und wasserdicht wie möglich zu bleiben.

Ich hoffe, das ist hilfreich für dich – melde dich gerne und lass mich wissen, was du denkst oder wie es bei dir in der Anwendung läuft.

Shelley Lavery ist CRO und Co-Founder von Jiminny, der führenden Plattform für Conversation Intelligence und Sales Coaching, die Unternehmen dabei hilft, ihren Umsatz zu maximieren. Mit über einem Jahrzehnt Erfahrung im Coaching von B2B-Sales-Teams war Shelley zuvor Group SVP of Sales bei Reward Gateway und bringt heute ihre Expertise und ihr Gespür in die Diskussion rund um Conversation Intelligence ein.